W ostatnim artykule poruszyłam kwestię formy wyrażenia zgody przez wspólników na treść regulaminu odbywania zgromadzeń wspólników w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. W tym poruszę z kolei, kilka kwestii formalnych dotyczących zarówno formy zwołania takiego zgromadzenia jak i sposobów komunikacji elektronicznej oraz miejsca odbycia takiego zgromadzenia.
W związku z wejściem w życie ustawy o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw, dającej możliwość odbywania zgromadzeń wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, o ile umowa spółki nie stanowi inaczej, uznać wręcz należy za celowe umożliwienie wspólnikom przez spółkę odbywania zgromadzeń w takiej właśnie formie. W przeciwnym wypadku spółka może narazić się na zarzut bezzasadnego niedopuszczenia wspólników do udziału w zgromadzeniu.
W przypadku zwoływania zwyczajnego zgromadzenia wspólników celowe jest aby w zawiadomieniu o zwołaniu zgromadzenia zawarto informacje o możliwości i sposobie uczestniczenia w zgromadzeniu za pomocą środków komunikacji elektronicznej, o formie wypowiadania się podczas takiego zgromadzenia oraz o sposobie wykonywania prawa głosu za pomocą takich środków. Można również wskazać w jakim terminie i w jakiej formie wspólnik powinien powiadomić spółkę o zamiarze uczestniczenia w zgromadzeniu za pomocą środków komunikacji elektronicznej, kwestia ta powinna być także uregulowana w przyjętym uprzednio regulaminie. Zawiadomienia należy wysłać zgodnie z przepisami kodeksu spółek handlowych dotyczącymi zwoływania zgromadzeń, gdyż w tym zakresie nie wprowadzono żadnych zmian.
Ani kodeks spółek handlowych, ani ww. ustawa nie wprowadzają zamkniętego katalogu środków komunikacji elektronicznej. Nie byłoby to w żaden sposób celowe, w dobie tak szybkiego rozwoju informatycznego i wprowadzania na rynek nowych technologii. Kwestie te należy uregulować w regulaminie poprzez wskazanie za pomocą jakiego narzędzia: aplikacji, programu do odbywania wideokonferencji itp. wspólnik może uczestniczyć w zgromadzeniu w sposób zdalny. Istotne jest, aby narzędzia te zapewniały dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu i umożliwiały tym osobom wypowiadanie się w toku obrad zgromadzenia oraz wykonywanie prawa głosu osobiście lub przez pełnomocnika. Co więcej, środki komunikacji elektronicznej muszą zapewniać identyfikację wspólników oraz bezpieczeństwo komunikacji. Sposoby identyfikacji np. indywidulany login i hasło do aplikacji należy wskazać w regulaminie.
Umożliwienie odbywania zgromadzeń za pomocą środków komunikacji elektronicznej nie oznacza, iż zgromadzenie takie może odbyć się wyłącznie internetowo. Nie wprowadzono jeszcze tzw. „wirtualnych zgromadzeń”. W chwili obecnej zgromadzenie może odbyć się zdalnie, ale w rzeczywistym miejscu. Oznacza to, iż zachowana musi być tradycyjna forma zgromadzenia, czyli musi ono odbyć się w siedzibie spółki lub w innym miejscu wskazanym w umowie spółki, na terenie Polski. Siedzibą spółki jest jak wiadomo miasto, a nie adres spółki. Zlokalizowanie zgromadzenia w danym, konkretnym miejscu oznacza, iż miejsce to jest centrum obrad i w miejscu tym musi fizycznie przebywać co najmniej przewodniczący zgromadzenia i protokolant. Natomiast pozostali wspólnicy, uczestniczący w zgromadzeniu za pomocą środków komunikacji elektronicznej mogą podczas zgromadzenia znajdować się w dowolnej części świata.
Autor: Justyna Szyszkowska-Rafalska