Ustawa o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw wprowadziła istotne zmiany dotyczące odbywania zgromadzeń wspólników w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Dotyczy to zarówno zgromadzeń zwyczajnych jak i nadzwyczajnych.
Zgromadzenie może odbyć się przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, o ile umowa spółki nie stanowi inaczej. Szczegółowe zasady udziału w zgromadzenia określa w regulaminie rada nadzorcza spółki, a w razie jej braku czynią to wspólnicy.
W przypadku gdy, regulamin ustalany jest przez wspólników, to jego przyjęcie może odbyć się bez formalnego zwołania zgromadzenia jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść tego regulaminu.
W związku z panującą epidemią wiele spółek podjęło decyzję np. o obniżeniu wynagrodzeń wypłacanych członkom zarządu z tytułu pełnionych przez nich funkcji. Takie obniżenie następuje na mocy uchwały zgromadzenia wspólników.
Mając na uwadze fakt, iż w aktualnej sytuacji formalne odbycie zgromadzenia wspólników nie jest możliwe należy uchwałę podjąć przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, a do tego właśnie potrzebne jest wcześniejsze przyjęcie przez wspólników regulaminu.
Zgoda wspólników na treść regulaminu musi zostać wyrażona w formie pisemnej.
Co to oznacza w praktyce? Ano to, że treść regulaminu można wysłać do wspólników drogą mailową.
Natomiast oświadczenie o wyrażeniu zgody na jego treść wymaga formy pisemnej, a więc złożenia przez wspólnika własnoręcznego podpisu na dokumencie, w którym wyraża on swoją zgodę. Treść pisma może być napisana odręcznie lub na komputerze, natomiast podpis musi zostać złożony własnoręcznie przez wspólnika. W przypadku wspólników, którzy nie władają językiem polskim dokument musi zostać przetłumaczony przez tłumacza przysięgłego.
I co dalej?
Pismo zawierające zgodę musi zostać przesłane do spółki pocztą i wywrze skutek dopiero gdy spółka je otrzyma. Nie jest wystarczające wysłanie skanu drogą mailową, gdyż forma pisemna nie zostanie wówczas zachowana.
Zatem dopiero po otrzymaniu od wspólników oryginałów pism zawierających zgody na treść regulaminu i ustaleniu, że zgody takie wyraziła bezwzględna większość wspólników uznaje się, że regulamin został przyjęty i można przeprowadzić zgromadzenie wspólników za pomocą środków porozumiewania się na odległość.
Autor: Justyna Szyszkowska-Rafalska