W tym artykule poruszę kwestię ustalania kworum, ograniczeń w zakresie udziału w zgromadzeniu w formie zdalnej oraz wyjaśnię kto ponosi odpowiedzialność za wystąpienie problemów technicznych podczas zdalnego odbywania zgromadzenia.

Użyte w przepisie sformułowanie „udział w zgromadzeniu” jest niezwykle szerokie. Niezbędne jest zatem dokonanie jego zawężenia na potrzeby ustalania kworum. Choć można spotkać stanowiska przeciwne, to jednak właściwym wydaje się, iż do obliczenia kworum należy brać pod uwagę wyłącznie tych wspólników, którzy uczestniczą w zgromadzeniu i są uprawnieni do wykonywania prawa głosu. Tzn. wspólników biorących udział w zgromadzeniu w tradycyjnej formie oraz wspólników biorących udział w formie zdalnej, dysponujących pełnią praw korporacyjnych. Oznacza to, iż do kworum nie powinno zaliczać się wspólników, którym przysługuje jedynie prawo przysłuchiwania się obradom zgromadzenia poprzez udział w nim.

Udział w zgromadzeniu może z kolei podlegać wyłącznie takim wymogom i ograniczeniom, które są niezbędne dla realizacji dwóch celów, a mianowicie: identyfikacji wspólników oraz zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Żadne inne ograniczenia nie mogą zostać na wspólników nałożone. Identyfikacja wspólników ma na celu wyeliminowanie sytuacji, w której udział w zgromadzeniu wezmą osoby do tego nieuprawnione. Obowiązkiem spółki jest zatem zapewnienie takiej infrastruktury technicznej i takiego oprogramowania, które pozwolą na zidentyfikowanie wspólnika, bezpieczne oddanie głosu przez wspólnika oraz wykluczenie jakichkolwiek manipulacji podczas głosowania. Może wydawać się, że w spółkach, gdzie mamy kliku wzajemnie znających się wspólników wprowadzenie takich rozwiązań jest nieco śmieszne, jednak są one konieczne dla, późniejszego ewentualnego wykazania, iż spółka spełniła określone przepisami prawa wymogi odbywania zgromadzenia wspólników w formie zdalnej. Nigdy nie możemy być bowiem pewni, że dzisiejsze dobre relacje pomiędzy wspólnikami, pozostaną takimi też jutro.

Identyfikacja wspólnika uczestniczącego w zgromadzeniu w sposób zdalny może nastąpić za pomocą loginów, haseł, tokenów, kluczy, bądź innych narzędzi udostępnionych przez spółkę.

W celu zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej spółka zobowiązana jest podjąć takie środki, które pozwolą na niezakłócony przekaz obrazu i głosu, a także na udział w zgromadzeniu wyłącznie przez osoby uprawnione np. szyfrowanie przesyłu danych, kilkupoziomowy system zabezpieczeń, współpraca oprogramowania służącego do wideokonferencji z systemem antywirusowym oraz takie środki, które wyeliminują ryzyko manipulowania czy hacking. Poziom i rodzaje zastosowanych zabezpieczeń należy określić w regulaminie i powinny być one proporcjonalne do zakładanych celów.

Oprócz ww. wymogów spółka nie może nakładać na wspólników żadnych innych ograniczeń dotyczących ich udziału w zgromadzeniu.

Niestety, wszelkie rozwiązania techniczne mogą okazać się zawodne, co może spowodować zarówno trwałe jak i przejściowe problemy w komunikacji elektronicznej.

Przepisy nie rozstrzygają o tym kto powinien ponosić odpowiedzialność za ewentualne zakłócenia w komunikacji elektronicznej podczas odbywania zgromadzenia w sposób zdalny.

Wydaje się zatem, iż najwłaściwsze będzie zajęcie stanowiska pośredniego, a zatem poszukiwanie winnego (wspólnika bądź spółki) w zależności od charakteru zakłóceń czy ich skutków. Przesądzanie z góry, o wyłącznej odpowiedzialności wspólników, nie wydaje się być słuszne, a tak niestety często czyni się w regulaminach wskazując, iż to wspólnik ponosi wyłączną odpowiedzialność za niemożność uczestniczenia w zgromadzeniu w sposób zdalny.

Nie zawsze bowiem wina leży wyłącznie po jednej stronie, a zwalnianie spółki od wszelkiej odpowiedzialności nie jest moim zdaniem do zaaprobowania. Mogą, bowiem wystąpić sytuacje zakłócenia odbywania zgromadzenia wynikające z działania osób trzecich, w związku z faktem, iż spółka nie dochowała należytej staranności w wyborze zastosowanych systemów zabezpieczeń, co było jej obowiązkiem.

Uznać zatem należy, iż w każdym wypadku wystąpienia zdarzeń, które zakłóciły przebieg zgromadzenia w sposób zdalny, należy dokonać indywidualnej analizy w kwestii odpowiedzialności.

Autor: Justyna Szyszkowska-Rafalska