Agence interim en Pologne

Selon la loi polonaise, l’exploitation d’une entreprise sous la forme d’une agence intérim est une activité régulée. La mise en place et la gestion de ce type d’activité exigent le respect des règles prévues par la loi sur la promotion de l’emploi et les institutions du marché du travail. En particulier, avant de commencer une telle activité, il est nécessaire d’obtenir une inscription au registre des entités gérant une agence intérim.

Champ d’activité de l’agence pour l’emploi en Pologne

Conformément à l’article 18, paragraphe 1 de la loi polonaise sur la promotion de l’emploi et des institutions du marché du travail, la prestation des services suivants est soumise à l’obligation d’obtenir une inscription au registre :

1. agence de placement, consistant notamment en : l’assistance aux personnes pour l’obtention d’un emploi et aux employeurs pour l’obtention d’employés ayant les qualifications professionnelles recherchées, l’obtention et la diffusion d’offres d’emploi, la fourniture aux employeurs d’informations sur les candidats à l’emploi en relation avec une offre d’emploi déclarée, l’information des candidats à l’emploi et des employeurs sur la situation actuelle et les changements attendus sur le marché du travail local, l’initiation et l’organisation des contacts des personnes recherchant un emploi approprié ou un autre emploi rémunéré avec les employeurs, l’orientation des personnes vers le travail à l’étranger avec des employeurs étrangers, l’orientation des étrangers vers un emploi ou un autre emploi rémunéré auprès d’entités opérant sur le territoire de la République de Pologne ;
2. le conseil, consistant notamment en : réalisation d’analyses de l’emploi auprès des employeurs, détermination des qualifications des employés et de leurs prédispositions et autres caractéristiques nécessaires à l’exécution d’un travail spécifique, indication des sources et des méthodes d’obtention de candidats pour des emplois spécifiques, vérification des candidats en termes de qualifications et de prédispositions attendues,
3. une orientation professionnelle, consistant notamment en : assistance dans le choix d’une profession et d’un lieu de travail appropriés, fournir les informations nécessaires à la prise de décisions professionnelles, en particulier sur les professions, le marché du travail et les possibilités de formation et d’éducation, initier, organiser et mener des consultations professionnelles de groupe, des classes d’activation dans le cadre de l’assistance à la recherche active d’un emploi, fournir aux employeurs une assistance dans la sélection des candidats à l’emploi, en particulier fournir des informations et des conseils dans ce cadre,
4. le travail temporaire, qui consiste à embaucher des employés temporaires et à charger ces employés et des personnes qui ne sont pas des employés d’effectuer un travail temporaire pour et sous la direction d’un utilisateur employeur.

Inscription au registre des agences intérim en Pologne

Pour être inscrit au registre, il est nécessaire de présenter une demande accompagnée des pièces jointes requises, de payer des frais administratifs. La demande peut être soumise par écrit ou par voie électronique. Conformément à la loi, un entrepreneur qui a l’intention d’exercer l’activité d’une agence intérim ne peut pas avoir d’arriérés d’impôts, de cotisations d’assurance sociale, et en outre, ne peut pas être puni pour des crimes ou certaines infractions liées au marché du travail. L’activité de l’agence intérim ne peut être exercée par des entités en faillite ou en liquidation.

Autorisation de gérer une agence intérim en Pologne

Hors l’obligation d’inscription au registre, le droit polonais ne requiert pas de permis/concessions/licences/garanties supplémentaires pour gérer une agence intérim.

L’agence intérim en Pologne en comparaison avec d’autres pays

En comparaison avec d’autres États membres de l’Union européenne, le droit polonais ne prévoit pas d’exigences strictes concernant le commencement de l’activité. Par exemple, pour obtenir une inscription au registre des agences intérim, il n’est pas nécessaire de prouver la possession de ressources financières suffisantes, un nombre minimum d’employés, la connaissance de la langue polonaise ou la réussite d’un examen sur la connaissance des questions relatives au marché du travail.

Contrairement à certains États membres de l’UE, il n’est pas non plus exigé de fournir une contribution financière minimale avant d’obtenir une entrée (garantie).

Démarrage de l’activité d’une agence intérim en Pologne par une société étrangère

Les entrepreneurs étrangers qui ont l’intention de créer une agence intérim en Pologne peuvent choisir l’une des nombreuses solutions alternatives, les suivantes étant les plus courantes pour des raisons pratiques.

• activité sous la forme d’une société polonaise

Les entrepreneurs étrangers décident souvent d’enregistrer une société à responsabilité limitée polonaise et d’obtenir une inscription au registre des agences intérim par le biais de cette société. Cette solution est acceptable tant pour les entités des États membres de l’UE que pour celles des pays tiers.

Les entrepreneurs qui souhaitent démarrer rapidement leur activité commerciale peuvent également envisager d’acheter une société prête à l’emploi qui, à la date de cession des parts sociales, dispose déjà des enregistrements nécessaires, y compris une inscription au registre des agences.

• Établissement d’une succursale d’un entrepreneur étranger en Pologne.

Une autre option consiste à enregistrer une succursale d’une société étrangère en Pologne et à obtenir une inscription au registre des agences intérim pour cette succursale. Contrairement à une première option, une succursale n’est pas, sur le plan juridique, une entité distincte de la société étrangère (la société mère). Par conséquent, l’exploitation d’une succursale entraîne des conséquences juridiques, fiscales et comptables différentes. L’activité commerciale sous forme de succursale peut être exercée par des entrepreneurs des États membres de l’UE et, sur la base de la réciprocité, de la majorité des pays tiers.

• Prestation transfrontalière de services

Les entrepreneurs des États membres de l’UE, l’UEE et d’autres pays qui profitent de la liberté de prestation de services de l’UE peuvent également profiter de la possibilité de fournir des services transfrontaliers d’une agence intérim sans devoir enregistrer une société ou une succursale en Pologne. Cela ne s’applique toutefois qu’aux entreprises dûment autorisées à gérer une agence intérim dans leur pays de résidence. Avant de commencer l’activité, il est nécessaire d’en informer l’autorité compétente (Maréchal de la Voïvodie). La notification doit être faite par écrit ou par voie électronique. Si l’activité exercée en Pologne comprend également des services d’emploi temporaire, outre le dépôt d’une notification, il est nécessaire d’obtenir une inscription au registre des entités gérant une agence intérim, de la même manière que dans le cas d’une société polonaise ou d’une succursale. La notification/demande d’entrée doit être accompagnée d’un document confirmant le droit d’exploiter une agence de placement à l’étranger, traduit en polonais par un traducteur assermenté. Pour les raisons indiquées ci-dessus, la solution discutée peut s’avérer plus longue que les alternatives décrites ci-dessus.

Autres formalités liées à la gestion d’une agence intérim

Après avoir été inscrit au registre, un entrepreneur doit se conformer aux règles régissant les agences en Pologne.  Les agences sont notamment tenues de soumettre des rapports annuels sur leur activité, y compris divers types d’informations sur les employés utilisant les services de l’agence.