Umowa najmu lokalu w centrum Handlowym jest umową specyficzną z prawnego punktu widzenia. Jej nazwa sugeruje co prawda, że nie różni się ona od klasycznej konstrukcji najmu uregulowanej w przepisach art. 659-692 Kodeksu Cywilnego, jednak nic bardziej mylnego – umowa najmu z Centrum Handlowym zawiera wiele postanowień, które nie mają zbyt wiele wspólnego ze zwykłym kodeksowym najmem jak choćby te dotyczące prac budowlanych lub remontowych, współpracy marketingowej, zasad korzystania przez najemcę z Centrum Handlowego, czy tak zwane „zielone zapisy” czyli postanowienia przyjazne środowisku. Jeśli zastanawiacie się zatem dlaczego umowy najmu z Centrami Handlowymi są tak obszerne, to odpowiedź brzmi – właśnie dlatego, że zawierają wiele postanowień dodatkowych regulujących życie najemcy w Centrum Handlowym i czyniących to życie lekko mówiąc niełatwym.
- Jak regulować w umowie zasady prowadzenia prac budowlanych czy remontowych?
Zdarza się, że najemcy (zwłaszcza więksi przedsiębiorcy planujący długofalowo rozwój biznesu) zawierają umowy najmu już w momencie, kiedy lokal jeszcze nie istnieje, a nawet wtedy, gdy budowa Centrum Handlowego nie została jeszcze ukończona. W takich przypadkach umowa najmu przypomina trochę umowę deweloperską, gdzie Wynajmujący, zanim zobowiąże się do oddania najemcy w najem lokalu użytkowego, zobowiązuje się w pierwszej kolejności do wybudowania Centrum Handlowego. W takim przypadku kwestią kluczową dla świadomego prawnie najemcy będzie określenie daty ukończenia budowy Centrum Handlowego i daty oddania lokalu. Tylko w przypadku jednoznacznego wskazania takiego terminu, w przypadku gdy budowa Centrum się opóźnia, najemca będzie w stanie wykazać, że wynajmujący pozostaje w zwłoce z wykonaniem zobowiązania i po bezskutecznym upływie dodatkowego terminu wyznaczonego do jego wykonania, Najemca będzie mógł na podstawie art. 491 k.c. odstąpić od umowy. Z uwagi na fakt, że istnieją rozbieżności w poglądach na temat prawa do odstąpienia od umowy najmu jako umowy o charakterze ciągłym (choć w tym przypadku zobowiązanie polega na wybudowaniu Centrum i oddaniu lokalu także nie doszło jeszcze do powstania sensu stricte najmu, który ma charakter ciągły) warto by najemca po prostu zastrzegł sobie w umowie prawo odstąpienia od umowy najmu w przypadku niewybudowania przez wynajmującego Centrum Handlowego i nie wydania lokalu w określonym w umowie termie. Takie uprawnienie daje najemcy możliwość by zakończyć sytuację niepewności prawnej i trwania w takiej umowie Centrum, a zamiast tego przeznaczyć budżet na otwarcie lokalu w innym centrum handlowym.
Umowy najmu z Centrami Handlowymi ingerują także w sposób prowadzenia przez Najemcę prac remontowych lub wykończeniowych w lokalu, określając wykonawców z jakich najemca może korzystać, lub uzależniając wybór takiego wykonawcy od uprzedniej zgody Centrum Handlowego. Takie postanowienia najemca powinien negocjować, ponieważ jeśli wykonawca jest firmą zajmującą się profesjonalnie pracami budowlanymi i remontowymi oraz posiada odpowiednie polisy ubezpieczeniowe, to Centrum Handlowe powinno już w umowie najmu wyrazić zgodę na powierzenie prac takiej firmie.
Istotną kwestią w tym przypadku jest także konieczność ustalenia przed zawarciem umowy czy prace budowlane najemcy, które mają zostać przeprowadzone w lokalu wymagają uzyskania pozwolenia na budowę. Centra Handlowe dążą z reguły do tego by jak najszybciej wydać najemcy lokal (z reguły już w tym momencie zaczynają naliczać czynsz najmu), pozostawiając uzyskanie wszelkich zgód i pozwoleń w gestii najemcy. Aby nie ponosić ryzyka braku uzyskania pozwolenia na budowę lub długiego okresu trwania procedury administracyjnej, najemca powinien tę kwestię ustalić przed zawarciem umowy najmu, lub określić datę wydania lokalu jako wypadającą nie wcześniej niż po uzyskaniu przez najemcę prawomocnej i ostatecznej decyzji administracyjnej o pozwoleniu na budowę. Jeśli najemca nie zadba o zabezpieczenie tej kwestii grożą mu wysokie kary umowne za nieotwarcie lokalu w terminie.
- Świadczenie usług marketingowych przez Centrum Handlowe – czy najemca ma na to jakikolwiek wpływ?
Oprócz czynszu najmu lub opłat wspólnych (eksploatacyjnych), Centrum Handlowe często zastrzega na swoją rzecz tzw. opłatę marketingową, którą przeznacza na promocję Centrum, organizowanie różnego rodzaju eventów, które mają za zadanie ściągnięcie jak największej ilości potencjalnych klientów do Centrum Handlowego lub promocję Centrum na portalach społecznościowych. W tym zakresie umowa najmu zawiera w sobie elementy o świadczenie usług marketingowych przez wynajmującego na rzecz najemcy.
Opłaty marketingowe są niemałe, dlatego warto by najemca zagwarantował sobie prawo wglądu do dokumentacji Centrum związanej z akcjami marketingowymi w celu kontroli wydatków ponoszonych przez Centrum z tego tytułu. Centra z reguły zgadzają się na takie uprawnienia najemcy, określając częstotliwość takich audytów i sposób ich wykonania przez najemcę, tak by takie kontrole były jak najmniej uciążliwe dla wynajmującego. Najemca może także uwzględnić w umowie obowiązek Centrum do przekazywania mu stopnia „odwiedzalności” Centrum przez klientów w celu weryfikacji czy działania marketingowe i promocyjne Centrum są skuteczne. Dobrze jest także by najemca pomyślał, żeby zagwarantować sobie w umowie najmu prawo do bezpłatnego przeprowadzenia samodzielnie drobnych akcji marketingowych tj. ulotkowanie, samplingi, przeceny – gdyż zwykle takie działania najemcy wiążą się z dodatkowymi opłatami na rzecz Centrum Handlowego i są uzależnione od jego każdorazowej zgody.
- Czy umowa najmu może regulować zachowanie Najemcy w lokalu?
Umowa najmu w Centrum Handlowym reguluje także sposób zachowania się najemcy w czasie trwania najmu. Takie postanowienia mogą zostać ocenione jako zbyt ingerujące w życie najemcy, jednak są one rzeczywistością w Centrach Handlowych i za ich nieprzestrzeganie z reguły grożą najemcy wysokie kary umowne. Najemca ma obowiązek zapewnienia wystarczającej liczby personelu, jak również dbania o czysty i schludny wygląd lokalu, oraz zapewnienia odpowiedniej liczby asortymentu. Umowa najmu w Centrum wymaga od najemcy samodzielnego rozwiązywania konfliktów z innymi najemcami i użytkownikami Centrum. W przypadku takich obowiązków, warto pomyśleć o tym, że ewentualne kary umowne (których usunięcie z umowy zwykle trudno wynegocjować w Centrum) były nakładane na najemcę po bezskutecznym upływie dodatkowego terminu, który wynajmujący powinien wyznaczyć najemcy w pisemnym wezwaniu. Wtedy najemca ma szansę zareagować i np. zdyscyplinować swoich pracowników do postępowania w zgodzie z wymogami Centrum. Dobrze jest również wprowadzić do umowy postanowienie, że wynajmujący na prośbę najemcy udzieli mu wszelkiej niezbędnej pomocy w kontaktach z innymi osobami w ramach rozwiazywania ewentualnych sporów. Centrum nie powinno odmówić udzielenia takiego wsparcia bez uzasadnionej przyczyny. Warto też wnikliwie zapoznać się z Regulaminem Centrum Handlowego, który reguluje prawa i obowiązki najemców w Centrum. W regulaminie mogą pojawić się dodatkowe (oprócz umowy najmu) kary umowne i opłaty nałożone na najemcę. Regulamin może się zmieniać w czasie trwania umowy, dlatego warto w umowie zastrzec, że ewentualne zmiany regulaminu nie mogą polegać na nałożeniu na najemcę dodatkowych zobowiązań finansowych, które nie zostały przewidziane przez strony w umowie.
- Zielone zapisy – nowość w umowach najmu
Coraz częściej umowy najmu w Centrach Handlowych posiadają tzw. „zielone zapisy” czyli określenie sposobu korzystania z Centrum w sposób przyjazny środowisku. Takie działania oczywiście należy pochwalać, jednak nie ulega wątpliwości, że mogą one się wiązać z większymi kosztami prowadzenia działalności przez najemcę w lokalu. Zielone postanowienia z reguły dotyczą korzystania z wody i energii elektrycznej w sposób jak najbardziej wydajny i ekonomiczny, segregacji odpadów, stosowania materiałów pochodzących z recyclingu oraz przyjaznych środowisku, a także posiadających atesty ekologiczne, a nawet propagowania wśród swoich pracowników i klientów ekologicznych sposobów dojazdu do Centrum tj. korzystania z rowerów, hulajnóg lub podwożenia siebie nawzajem (!). W praktyce obecność takich postanowień w umowie najmu oznacza obowiązek stosowania przez najemcę w lokalu oświetlenia energooszczędnego, zapewnienia efektywności energetycznej i w zakresie zużycia wody urządzeń używanych w lokalu, zapewnienia automatycznego włączania/wyłączania oświetlenia i innych urządzeń w czasie, kiedy najemca z nich nie korzysta. Warto precyzyjnie określić obowiązki najemcy związane z ekologią, aby ich naruszenie nie prowadziło np. do wypowiedzenia najemcy umowy w centrum handlowym. Z uwagi na fakt, że standardy postępowania w sposób przyjazny środowisku wciąż ewoluują warto zwrócić uwagę, by obowiązki najemcy z tego tytułu polegały nie ma przymusie, ale podejmowaniu starań w celu zapewnienia przestrzegania tych obowiązków, lub spełniania tych wymogów w miarę możliwości najemcy (w tym możliwości finansowych), tak by najemca mógł świadomie zaplanować budżet na takie działania.